Les équipes de projet et le retour au bureau : comme avant? Première piste de réflexion : Des espaces ouverts

Hélène Sicotte, professeure et directrice des programmes de 2e cycle en gestion de projet
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Avec l’expérience du télétravail forcé durant la pandémie, les employés et les organisations réfléchissent au retour au bureau et envisagent différentes avenues dont l’espace ouvert et la délocalisation d’une partie ou de toute l’équipe de projet. Les effets de ces nouveaux espaces sont assez bien connus maintenant. 

Vers la fin du siècle dernier les équipes virtuelles ont fait leur apparition et les recherches qui les ont suivies, ont fourni quelques prescriptions utiles. Commençons par définir les différents types d’espaces de travail, pour aborder ensuite leurs impacts.

Espaces ouverts et diversifiés

Certaines industries, de par le type de compétition qui y domine, explorent plus rapidement toutes sortes de moyens d’améliorer leurs processus et leurs projets. C’est ainsi qu’on assiste depuis quelques années au développement d’espaces de travail plus ouverts, collectifs et dont le design se veut inspirant. Les entreprises visent ainsi attirer et retenir les talents tout en réduisant les frais immobiliers, lesquels représentent souvent la 2e plus importante dépense d’une entreprise (Hills & Levy, 2014).

L’espace de travail

Les espaces ouverts ont fait leur apparition dans les années 1970 (Cohen, 2007). Depuis le nombre d’espace de travail dévolu aux individus a décru alors que la densité et les espaces communs ont augmentés (Hills & Levy, 2014). On retrouve principalement trois types d’espace : 1) les espaces qui encouragent l’innovation de groupes de travail (d’une fonction) ou d’équipes (généralement de plusieurs fonctions) qui travaillent ensemble; 2) les espaces ouverts non-dédiés (premier arrivé – premier assis) qui visent une réduction des coûts de l’immobilier tout en maximisant le bien-être des employés (meilleur design et plus de services comme une aire pour la détente). On y retrouve moins de places qu’il n’y a d’employés, certains travaillant chez le client ou de chez eux; 3) la plus récente tendance prend des noms comme espaces collaboratifs, « coworking » ou espaces partagés. Ils sont souvent en dehors des limites d’une organisation et visent aider l’économie sociale, le démarrage d’entreprises ou les travailleurs autonomes. Ce sont principalement les deux premiers qui peuvent nourrir la réflexion sur un retour partiel des employés et équipes d’une entreprise ou organisation. 

La zone ouverte

Un environnement confortable doit répondre aux besoins et contribuer à l’accomplissement des tâches d’un employé (Lewis & Zibarras, 2013). L’édifice et ses espaces sont confortables s’ils rencontrent les exigences des différents métiers de façon flexible et adaptative dans le temps et selon l’évolution des projets ou des objectifs de l’organisation (Vischer, 2007; Chadburn, Smith & Milan, 2017). Dans ce sens, un tel environnement promeut le bien-être et la performance (Veitch, 2011). Par exemple au niveau fonctionnel, des éléments modulables et déplaçables comme des bureaux et des tableaux roulants où l’on peut accrocher des affiches ou des cadres avec des « post-it » figurant des tâches pour une planification, voilà des éléments que les employés contrôlent selon leurs activités, ce qui contribue à leur satisfaction et à leur engagement (Vischer, 2007; Kim & de Dear, 2013). Au niveau du confort physique, il y a un consensus que des bonnes conditions de l’environnement interne améliorent la productivité des occupants (Rasheed & Byrd, 2017) et la satisfaction au travail (Fassoulis & alexopoulos, 2016). En effet, au premier plan de la santé au travail on retrouve la qualité de l’air intérieur, l’hygiène et l’éclairage. Au second plan, les conditions thermiques, l’éclairage naturel et l’apparence des lieux ainsi que l’ergonomie du mobilier. On ajoute pour l’espace de travail commun l’acoustique et l’intimité (Bae et al., 2017). 

Les employés sont également affectés par la densité, la proximité des collègues, la confidentialité et le contrôle de l’environnement. Néanmoins, les conditions ambiantes n’affectent pas pareillement tous les individus, par exemple le bruit distrait des personnes qui ont alors de la difficulté à se concentrer mais juste à leur côté, d’autres individus se concentrent mieux avec un certain niveau de distraction autour d’eux (Purdey & Leifer, 2012; Blakley, 2015). Les travailleurs qui se sentent reconnus par leur organisation bénéficient également d’avantages physiques positifs, d’une sécurité psychologique et du confort d’un environnement familier, tels qu’ils s’expriment à travers des éléments de leur espace physique. 

Équipe et espace

L’équipe possède un net avantage par rapport à des employés regroupés au travers de leurs tâches surtout en contexte innovateur. La diversité de connaissances des individus et leurs interactions coordonnées mènent souvent à des solutions mieux intégrées et efficientes. Ainsi le travail transdisciplinaire et collaboratif des équipes appelle des espaces permettant des interactions dynamiques d’une part, et un travail individuel intense et ciblé d’autre part (Hua et al., 2011). Kristensen (2004) indique que les espaces influencent sur les canaux de communication ainsi que sur la disponibilité des outils de la connaissance, ils ont aussi une influence sur la cohérence et la continuité perçues. Avec le besoin constant de proximité entre membres d’une équipe, la gestion réussie des espaces de travail requiert souplesse, planification et créativité pour créer des espaces efficaces pour chaque équipe. La tâche est d’autant plus difficile que les différentes phases d’un projet amènent des différences de taille importante: Idéation et conception se font avec une petite équipe; planification et développement voient une croissance exponentielle; transfert et clôture ramènent l’équipe à son noyau. Hua et al. (2010), montrent qu’une diversité de salles de différentes grandeurs permettent aux équipes de tenir adéquatement différentes rencontres nécessaires (Wood, 2003). Ces salles devraient d’ailleurs être situées à proximité de l’espace ouvert où travaille la majorité des coéquipiers (Lee, 2016). Ces espaces sont de plus en plus intégrés pour former un ensemble cohérent autour de l’open-space : Harris (2016) constate leur diversification, puisqu’ils se subdivisent en lieux formel et informel de rencontre et on y ajoute même des espaces où l’extérieur pénètre le lieu de travail comme une galerie d’art. Ces espaces sont en croissance en même temps qu’on assiste à une diminution de l’espace consacré au poste de travail. La figure 1 montre la tendance à l’accroissement des espaces atypiques et la diminution de la surface du poste de travail.

Pour les entreprises innovatrices, une gestion immobilière et une conception architecturale favorisant la créativité et l’efficacité des équipes pourraient donc générer des avantages importants.


Tiré d’une présentation de Ubisoft Québec