Le Scrum En Gestion De Crise: Comment S’en Servir ?

QUI DIT PANDÉMIE DIT ADAPTATION

La pandémie qui ravage le monde actuellement a forcé les entreprises à s’adapter rapidement et à trouver de nouvelles façons de travailler. Heureusement pour certains, et malheureusement pour d’autres, les mesures drastiques du gouvernement ont forcé plusieurs entreprises à se tourner vers le télétravail et plusieurs ont dû se fier à de nouveaux outils de communication afin de limiter la propagation du virus. Cette transition, bien qu’elle ait ses avantages, a de nombreux risques qu’il faut garder en tête. Les dirigeants de ces entreprises font face à une nécessité de développer de nouvelles formes de gestions qui permettront de contrer la diminution de la communication, de l’engagement et de la motivation au sein de l’équipe de travail. Certaines entreprises ont opté pour de nouvelles méthodes de travail qui leur permettent de garder leurs équipes à jour et assurer un suivi sur les tâches à accomplir de façon quotidienne.

Une des méthodes utilisées qui répond parfaitement aux difficultés que vivent actuellement les entreprises est la méthodologie Scrum et plus spécifiquement le Daily Scrum Meeting.

COMMENT LA MÉTHODOLOGIE SCRUM POURRAIT-ELLE AIDER LES ENTREPRISES?

Afin de comprendre l’ampleur de la gestion de crise en mode Scrum, Le Jalon a eu la chance de s’entretenir avec Mr Nanu, gestionnaire de performance d’une entreprise de marketing numérique dans l’industrie automobile. Son travail consiste principalement à faire de la consultance au sein des portefeuilles marketing des entreprises automobiles. Suite à la crise du COVID-19, ses employeurs ont décidé de donner une chance au Daily Scrum meeting et voici son expérience:

Comment est venue l’idée de travailler en mode Scrum aux dirigeants de votre entreprise ?

« La méthodologie scrum était déjà utilisée dans le département des technologies parce qu’ils avaient pris une approche Agile depuis 2 ans. Les autres départements ont constaté que cette méthodologie Agile/Scrum pouvait être également utilisée dans les différentes branches de l’entreprise, il ne s’agissait que de choisir le moment où on allait l’implanter. Le COVID-19 accéléra un grand nombre de choses dont l’implantation de la méthode Scrum. »

En ce temps de crise, plusieurs entreprises ont été obligées de se tourner vers le télétravail. Vous m’avez mentionné que vous faites actuellement des Daily Scrum Meetings. Comment ceux-ci se réalisent-ils dans le cadre de vos fonctions ?

« Nous réalisons des Scrums meetings typiques d’une durée de 15 minutes chacun, un au début du quart de travail et un à la fin. Au début du meeting, on fait un inventaire des tâches individuelles dont chacun aura la responsabilité de réaliser. Le scrum master, notre senior team manager, s’entretient avec les différents membres de l’équipe — les employés du département marketing — ainsi que les différentes parties prenantes – les graphistes, le product owner, les stratégistes digitaux, etc. – afin de discuter des tâches à réaliser de chacun en début de journée. Ce faisant, non seulement c’est plus clair pour les membres concernés dans la discussion, mais cela facilite également le travail d’équipe, car comme l’assignation des tâches quotidiennes se fait devant tout le monde, il est plus aisé de savoir qui l’on doit consulter lors d’un problème spécifique.

En parallèle à ces daily scrums, il y a également des livrables qui avancent avec la logique des sprints et qui ont pour but d’améliorer l’infrastructure de l’entreprise en général. Par exemple nous faisons des tests avec de nouvelles métriques, le A/B testing de scripts et codes, le développement de la méthodologie des différents départements, Etc. À la fin de la journée, on fait une rétrospective Daily Scrum Retrospective Meeting où l’on divise les dossiers de la journée en deux sections : done et in progress. En parallèle à cela, les dossiers sont également sous-catégorisés en deux groupes : les wins et les issues – en ayant en tête que si tout est considéré comme une issue et non une loss, tout devient une nouvelle opportunité/challenge »

Quels ont étés les plus grands défis lors de l’implémentation du Scrum dans votre équipe ?

« Lors des premières réunions, on a l’impression qu’on perd notre temps et qu’il s’agit d’un filling ce qui peut affecter notre motivation et notre désir de s’impliquer dans le meeting. Par contre, on réalise rapidement l’utilité et l’efficience dont le Daily Scrum Meeting procure à notre équipe. »

Quels aspects l’entreprise gardera-t-elle de cette pratique après cette crise du COVID-19 ?

« J’estime que les meetings sont assez bénéfiques pour rester après la crise. Cependant, étant un gestionnaire de performance, je fonctionne plutôt en silo, ce qui me détache de l’équipe. »

Cette entrevue met en lumière les pratiques Scrum et quels pourraient être les bénéfices dont les entreprises peuvent tirer de cette expérience. La question que l’on pourrait se poser est comment elles peuvent éliminer ce fameux travail en silo. En effet, l’un des défis que rencontrent plusieurs organisations est la question du travail réalisé en silo fonctionnel. Il serait donc intéressant de se pencher davantage sur cette question. Pour l’instant, rappelons-nous que les Daily Scrum Meetings pourraient effectivement être un outil indispensable pour la gestion de crise comme celle que nous vivons actuellement.

MAIS LE DAILY SCRUM MEETING, C’EST QUOI EN PRATIQUE?

Afin de comprendre comment le Daily Scrum Meeting répond à la problématique des entreprises actuelles, rappelons-nous les cinq valeurs Scrum :

  •  Le courage de travailler sur la bonne chose et résoudre les problèmes ;
  • Le focus sur le travail à accomplir lors des sprints de sorte à ne pas perdre les objectifs de vue ;
  • L’engagement des membres de l’équipe quant à la réalisation du produit final ;
  • Le respect des uns envers les autres et la confiance des capacités de chacun ;
  • L’ouverture d’esprit et l’acceptation du mode de travail Scrum.

Ces cinq piliers de la méthode Scrum permettent à une équipe de travailler en collaboration et facilite le développement de produit dans le domaine informatique. Son principal avantage est qu’elle permet de travailler en itérations afin de livrer le meilleur produit à son client-utilisateur. Afin de s’assurer que l’équipe travaille en cohésion, des Daily Scrum Meetings de 15 minutes sont tenues quotidiennement et ont pour but de répondre à ces trois questions :

  • Qu’est-ce qu’on a fait hier?
  • Qu’est-ce qu’on fait aujourd’hui ?
  • Quels sont nos obstacles ?

 

Répondre à ces trois questions met l’emphase sur l’accomplissement quotidien de chaque membre de l’équipe et permet à celle-ci d’avoir une bonne compréhension du travail accompli et à accomplir. Par contre, il faut faire attention à faire la distinction entre un Daily Scrum Meeting et une réunion d’affaire, cet outil n’est pas l’occasion de faire l’état des lieux et de voir qui est en retard sur ses tâches, mais bien une occasion pour que l’équipe sache quels sont les engagements de chacun envers les autres de façon quotidienne.

AU FINAL,

Bien que la méthode Scrum soit plus répandue dans le domaine de développement technologique, rien n’empêche une entreprise qui n’œuvre pas dans le domaine de s’y inspirer et l’adapter à sa réalité. En effet, une entreprise peut facilement utiliser les valeurs Scrum et les intégrer dans ses propres pratiques bien qu’elle ait une raison d’être diamétralement opposée. Le Daily Scrum Meeting est un outil qui pourrait bien vous sauver bien des tracas.

Alors, pourquoi ne pas vous y lancer?

Auteure: Sarah Lakabi
Illustratrice: Audrey Vignis-Oliveira