L’agilité en gestion de crise

31 Mars 2020 –

État de la situation : de jour en jour, les conséquences du COVID-19 sur l’économie forcent les organisations à s’adapter rapidement.

Conséquences pour la population : inquiétude, mises à pied, hausse du taux de chômage.

Conséquence pour les organisations : perte d’efficacité, perte de productivité, résilience mise à l’épreuve.

Et oui, la situation présente nous laisse dans un climat d’insécurité et d’incertitude. Néanmoins, tu n’es pas le seul à te poser plusieurs questions. Certains étudiants se questionnent sur leur entrée en stage cet été pendant que plusieurs entreprises se demandent si elles sauront survivre à cette crise. Ainsi, les organisations peuvent se demander : « quelles sont les meilleures pratiques à adopter dans cette situation difficile ? »

ÉCLAIREZ-MOI!

D’abord, la notion de crise prend tout son sens lorsque l’organisation ne parvient plus à atteindre ses objectifs avec ses procédures traditionnelles. Cette période se caractérise également par un climat conflictuel hors du commun. N’étant plus en adéquation avec son environnement, l’organisation doit user de nouvelles pratiques afin de s’adapter à ce contexte particulier. Entre autres, Combalbert et Delbecque (2018) mentionnent l’importance de la consultation des parties prenantes du projet et de la transmission des réflexes et des savoir-faire. Ceux-ci sont particulièrement nécessaires et efficaces dans une telle situation. Une collaboration ainsi qu’une communication efficace peuvent dès lors amener les organisations à prendre les meilleures décisions possible dans un environnement changeant et doté d’incertitude.

ET LE POSITIF DANS TOUT ÇA?

Vous savez, une crise est révélatrice d’une organisation et des employés qui la composent. En effet, c’est à ce moment que leur capacité à prendre de décisions efficaces est mise en lumière. Selon Combalbert (2012), c’est précisément à ce moment que leur résilience et leur facilité à poursuivre les activités sont aussi mises de l’avant. Il faut ainsi garder l’œil ouvert sur des aspects qui, dans le quotidien, ne seraient pas aussi révélateurs. Des opportunités peuvent émaner de ces défis. Parmi ceux-ci se retrouve la force de l’équipe!

COMMENT PUIS-JE M’ADAPTER ?

En favorisant l’agilité dans les organisations ! Cela se traduit surtout par « une capacité d’adaptation accrue à une situation toujours plus incertaine et aléatoire » (Combalbert, 2012). Il convient ainsi de déroger aux modes de fonctionnements traditionnels afin de migrer vers des pratiques plus adaptées à votre entreprise. La crise, étant déjà caractérisée comme un événement complexe, peut se complexifier par le facteur humain. Voici donc l’opportunité d’outiller vos employés face à la situation.

DE QUELLE FAÇON ?

Les aider à accepter l’incertitude, voilà un premier pas vers l’adaptation de l’organisation.

ET ENSUITE ?

Dans un système aussi complexe que celui d’une crise, il est peu efficace d’user de plans et de procédures déjà établies. Il est au contraire, plus efficace d’user de référentiels communs et de formations pour préparer les personnes-ressources à gérer les multiples enjeux. Par exemple, des mises en situation et des scénarios non conventionnels encouragent les membres d’une organisation à faire preuve de créativité, d’audace et d’adaptation. L’idée est aussi d’accroître les réflexes d’analyse et de conduite dans des situations hors du commun telles qu’une crise (Combalbert, 2012). La pression et le stress dans certains contextes tels que celui-ci peuvent amener les gens à agir différemment. C’est dans cette optique que la formation pratique peut être pertinente pour votre organisation.

L’agilité, c’est aussi de savoir mettre en place les conditions optimales pour le travail des équipes, de s’adapter au changement ainsi que de faire les bons projets qui répondent aux réels besoins. Des imprévus peuvent altérer ces besoins, d’où l’importance d’avoir un suivi assidu sur le travail effectué. Dans cet ordre d’idées, avez-vous déjà pensé effectuer des rencontres quotidiennes d’environs quinze minutes afin de faire le point sur les éléments passés et ainsi définir ce qu’il reste à faire pour atteindre les objectifs souhaités ? En mode agile, la collaboration, le dialogue et l’efficacité à chaque étape sont encouragés. Néanmoins, les efforts doivent se concentrer sur les éléments essentiels.

– Mais encore,

Les organisations ayant la plus grande capacité d’évoluer dans un contexte à risque sont dotées de caractéristiques spécifiques. Entre autres, les membres qui composent ces organisations sont sensibilisés aux biais cognitifs, tels que les biais décisionnels. Cela se traduit par une prise de décision beaucoup plus éclairée. Une hiérarchie des compétences est par ailleurs mise en place et permet à la personne la plus compétente d’une situation donnée d’assumer la prise de décisions. De plus, leurs capacités à s’autogérer, à se remettre en question et à utiliser les erreurs passées comme source d’apprentissage leur permettent de s’adapter continuellement à leur environnement (Combalbert, 2012).

FINALEMENT, QUE DOIS-JE RETENIR ?

Enfin, le meilleur outil que possède votre organisation contre cette crise est l’état d’esprit dans lequel elle l’affronte. Une approche agile et des pratiques adaptées forgent des réflexes et comportements qui vous seront très utiles dans ces situations plus difficiles. Accepter l’incertitude et encourager la flexibilité de l’organisation sont dès lors indispensable à une gestion de crise efficace. C’est avec une bonne connaissance de votre environnement interne qu’il sera possible d’établir une adéquation avec les éléments externes issus de cette crise. Et je termine en vous posant cette question : en tant que membre d’une organisation, comment comptez-vous mobiliser vos ressources pour faire face à cette crise? Sur quelles forces allez-vous miser?

L’agilité des organisations dans la gestion des crises

La gestion des crises

Auteure: Rose-Marie Nadeau

Illustratrice: Audrey Vignis-Oliveira