Improviser en gestion de projet?

Patrick Girard, M.Sc., PMP, MSP

Patrick Girard a œuvré toute sa carrière en gestion de projet. Après avoir occupé des postes de direction des bureaux de projets de la Banque Nationale et à la Standard Life du Canada, celui-ci a fondé sa propre entreprise de formation et certification (PRINCE2, MSP, MoP, etc.) en Gestion de projets Okazy Conseils, en 2013. Patrick est aussi chargé de cours à la maîtrise en gestion de projet et étudiant au Doctorat en Administration – Gestion de projet à l’ESG UQAM, sous la supervision de Caroline Coulombe.

«L’improvisation en projet! Plusieurs le font, mais peu en parlent. Dans une approche multi-théories sur la gestion de projet, je m’attarde sur ce sujet dans le cadre de ma thèse de doctorat. L’improvisation n’est pas positive, ni négative, elle est un moyen pour répondre à une situation inattendue et non planifiée.»

Depuis le nouveau millénaire, l’improvisation est devenue un domaine d’étude pour la gestion de projet (Leybourne, 2006). Le mot improvisation ayant une connotation négative et malsaine, les praticiens projet utilisent plusieurs autres mots pour désigner l’improvisation: gestion de feux, gestion de crise, adaptation/adaptabilité, flexibilité, agilité, etc.

Il est donc pertinent de bien définir l’improvisation. Plusieurs définitions ont été proposées pour l’improvisation, cependant, dans le cadre d’un projet, nous retiendrons l’improvisation à la plus simple définition d’Halida et al. (2015; 440): «improviser est de ne pas décider avant d’agir, mais de décider en agissant.»

Cette définition s’inscrit ainsi en pleine contradiction avec les principes de la gestion traditionnelle (et même agile!) de projet qui se basent sur trois éléments: premièrement sur la planification; et par la suite, l’exécution et le contrôle de celle-ci. Ainsi, cette approche traditionnelle visait à gérer le chaos et à contrôler le triangle du temps, du budget et de la portée (Blomquist et al, 2010). Même en agile, on planifie à court terme: le temps de sprint, mais on planifie quand même ce que nous allons exécuter.

Quand l’improvisation arrive-t-elle en projet?

Chaque événement non prévu et non planifié peut déclencher une improvisation. Les acteurs projets ont toujours le choix entre l’improvisation ou de retourner à la replanification. Cependant, dans certains environnements dits dynamiques où les événements changent de façon constante (manque de ressources, pressions pour livrer toujours plus rapidement ou vitesse de changement de l’organisation ou de l’industrie.), les équipes de projet n’ont pas le choix d’improviser puisque la replanification constante devient presque impossible à faire. Crossan et al (2005) résument bien ce dilemme: plus les acteurs persistent dans la planification, plus ils se retrouveront frustrés par leur incapacité d’agir et de comprendre leur environnement.

Ainsi, il peut être intéressant de s’attarder sur l’équipe de projet pendant la période d’improvisation: que se passe-t-il pendant cette période où les joueurs improvisent: que ressentent-ils? Que vivent-ils? On peut donner l’exemple, où pendant une improvisation, certains membres de l’équipe de projet devront assumer une autre identité que celle qu’ils sont supposés faire: par exemple, un gestionnaire de projet qui décide suite à un manque de ressources de faire les tests lui-même. Pour réussir cette improvisation, le gestionnaire de projet doit mettre son rôle de côté et, pour le succès du projet, endosser une autre identité! Si le gestionnaire de projet n’assume pas complètement ce rôle, l’improvisation n’aura pas lieu: on retournera en planification pour trouver la bonne ressource.

L’improvisation en projet existe, elle est là et plus nous serons capables de la comprendre, plus nous serons capables de donner de nouveaux outils aux équipes de projet.

Rédigé en août 2017

Quelques lectures

  • Blomquist, T., Hällgren, M., Nilsson, A., & Söderholm, A. (2010). Project‐as‐ practice: In search of project management research that matters. Project Management Journal, 41(1), 5-16.
  • Crossan, M., Cunha, M. P. E., Vera, D., & Cunha, J. (2005). Time and Organizational Improvisation. The Academy of Management Review, 30(1), 129-145.
  • Hadida, A. L., Tarvainen, W., & Rose, J. (2015). Organizational Improvisation: A Consolidating Review and Framework. International Journal of Management Reviews, 17(4), 437-459.
  • Leybourne, S. A. (2006). Managing improvisation within change management: Lessons from UK financial services. The Service Industries Journal, 26(1), 73-95.