Le KGP : Un concours en pleine croissance

Leïla Karnas-Azzaoui

Bachelière en relations publiques, Leïla Karnas-Azzaoui est finissante à la maîtrise en gestion de projet de l’ESG UQAM. Plongée dans l’univers culturel dès son jeune âge, Leïla se passionne pour l’événementiel et la musique. Elle a participé à l’organisation des concours UQAM en spectacle (2011 à 2013) et Univers-Cité en spectacle (depuis 2013). Leïla est présentement en poste à l’Association québécoise de l’industrie du disque, du spectacle et de la vidéo (ADISQ) comme adjointe à la productrice exécutive.

« Le KGP a eu lieu le 1er novembre dernier. Une entrevue avec la gestionnaire de projet nous permet d’en connaître un peu plus sur les coulisses de ce concours. »

C’est quoi le KGP?

Le KGP est un concours interuniversitaire de résolution de cas en gestion de projet, ouvert aux étudiants de 1er et 2e cycle de toutes les universités du Québec. Se déroulant sur une journée complète, le concours se déroule en deux parties. Premièrement, les participants s’affrontent lors d’une première résolution de cas où ils disposent d’une heure et demie pour préparer une solution à une problématique qu’ils présenteront en 10 minutes devant un jury. Les équipes sélectionnées par le jury s’affronteront par la suite lors d’une deuxième résolution de cas en après-midi. Diverses activités sont organisées pendant la journée pour permettre aux étudiants d’en savoir plus sur différents volets de la gestion de projet et de réseauter.

Que représente le KGP pour vous?

Le concours KGP représente une opportunité extraordinaire pour un étudiant intéressé à la gestion de projet ou, dans un domaine connexe, de faire ses preuves et de dépasser ses limites. C’est une occasion de rencontrer d’autres étudiants passionnés, de réseauter avec des professionnels, de mettre en pratique ses apprentissages, tout en obtenant de la rétroaction.

Qu’est-ce qui vous a mené à vouloir devenir gestionnaire de projet pour le KGP?

L’événementiel étant un domaine qui me passionne, j’ai ainsi voulu me lancer dans un projet où je pouvais combiner études et passion. Le KGP représentait pour moi cette volonté de mettre en application mes apprentissages tout en ayant une expérience concrète. De plus, le KGP détient un fort potentiel de croissance et j’avais la volonté de soutenir et développer ce projet pour en augmenter sa visibilité et sa popularité, afin qu’un plus grand nombre d’étudiants puissent y participer.

Quelles sont les compétences techniques et relationnelles recherchées d’un gestionnaire de projet en événementiel?

  • Les compétences relationnelles sont primordiales dans un projet comme celui-ci. Il faut être en mesure de bien communiquer les objectifs du projet, de rallier et de motiver les troupes lorsque c’est nécessaire.
  • Il faut avoir une base dans les procédures universitaires et subventionnaires pour savoir qui aller voir et quelles sont les démarches à faire.
  • Il faut être objectif pour être en mesure de prendre du recul et ainsi voir la situation dans son ensemble, afin de prendre une décision éclairée.
  • Enfin, il faut avoir un minimum de connaissances dans tous les aspects du projet afin de mieux guider les membres de l’équipe et savoir exactement ce qui doit être fait et à quel moment.

Quels sont les principaux enjeux et défis dans l’organisation d’un concours interuniversitaire et comment y faire face?

La promotion du concours est un des principaux enjeux. Depuis plus de deux ans, les différents comités organisateurs tentent de recruter des étudiants de nouvelles universités afin d’étendre son réseau. On tente alors d’établir des relations avec différentes parties prenantes, telles que des facultés, des professeurs, des médias étudiants et des associations étudiantes, dans le but de rallier les efforts et réaliser une promotion efficace. Le taux de réponse étant faible, la promotion demande un effort considérable, de la patience et de la persévérance afin d’obtenir des résultats. Ce volet promotion est essentiel puisqu’il permet de recruter de nouveaux étudiants en période d’inscription au concours. C’est grâce à cette promotion que l’on pourra, année après année, accroître le niveau de participation et assurer la pérennité du concours.

Aussi, un des défis de ce projet est le recrutement de nouveaux partenaires. Un grand volet du concours est accordé au réseautage entre professionnels de la gestion de projet et la relève étudiante. Pour assurer cet aspect du projet, il faut réussir à promouvoir le KGP afin de convaincre les entreprises de participer au concours. Le développement de partenariats durables permettra d’assurer la pérennité et la croissance de l’événement.

Quels sont les outils en gestion de projet utiles dans l’organisation de cet événement?

Le plan de management est, sans aucun doute, un outil important et nécessaire à la gestion d’un tel projet. C’est un vrai guide de référence pour le gestionnaire de projet et pour l’équipe.

Plus précisément, le scénario de l’événement est probablement l’outil le plus utile et le plus important, puisque c’est le document qui permet de vérifier l’ensemble du projet à savoir, s’il y a des oublis, des erreurs, des modifications à faire dans le déroulement du concours. C’est ce qui permet à chacun de savoir où, quand et comment faire le travail à la minute près.

Quelles seraient les recommandations pour un gestionnaire de projet en événementiel?

  • Apporter une attention particulière à la qualité et au temps.
  • Rester calme, objectif et professionnel en tout temps.
  • Ne pas avoir peur de s’investir à fond.
  • Aimer ce qu’on fait et le montrer!

Pour connaître les gagnants du concours KGP, veuillez lire l’article L’Université de Sherbrooke et l’Université du Québec à Montréal se démarquent.

Rédigé en novembre 2014