La passation de marchés, facteur de risque dans la gestion d’un projet

Larbi Bennouna

Président directeur général de SETYM International (Gestion de projet de Développement International), Montréal, Canada. Maîtrise en gestion de Projet, MBA et scolarité de PhD. en Système d’Information (ESG UQAM). Depuis 1993, de nombreuses missions d’assistance technique et de formation pour les projets de développement (Afrique, Asie et Amérique latine) financés par les bailleurs de fonds multilatéraux (Banque Mondiale, BAD, BID, etc.). Chargé de cours à la MGP, UQAM.

« La passation de marchés (approvisionnement) n’est pas un simple acte d’achat, mais un processus à maîtriser et à ne pas prendre à la légère. Les conséquences d’un tel manquement peuvent nuire significativement au bon déroulement et la réussite même du projet. »

Une des activités parmi les plus importantes en gestion de projet est la fonction approvisionnement ou passation de marchés. Dans le budget d’un projet, pratiquement 80 % des fonds seront décaissés à travers des appels d’offres. Le reste est dépensé en frais de fonctionnement.

Que ce soit des projets de développement international financés par les bailleurs de fonds (Banque Mondiale, Banque Interaméricaine de Développement, Banque Africaine de Développement, Union européenne, etc.) ou des projets d’investissements privés ou publics, il y a des normes et des directives à respecter. Au Canada, c’est le Conseil du Trésor qui définit les règles pour les acquisitions du gouvernement. En général, les acquisitions se font dans trois catégories de marchés : Acquisition de biens et de fournitures, recrutement de consultants et marchés de travaux. Pour chaque catégorie, il existe des directives bien précises et des documents spécifiques.

Dans l’équipe de gestion de projet, le responsable des acquisitions/approvisionnements ou la cellule de passation de marchés doivent impérativement maîtriser toutes les directives/normes ou code des marchés publics. Toute faiblesse ou méconnaissance des règles entraîne des conséquences négatives pour le projet, notamment :

  1. Retards et non-respect des échéanciers du projet
  2. Coûts supplémentaires et dépassement du budget
  3. Acquisition de produits, services ou travaux de qualité douteuse
  4. Problèmes d’éthique et de conflit d’intérêts
  5. Litiges avec les fournisseurs

1. Retards et non-respect des échéanciers

La durée moyenne d’un appel d’offres international, de sa publication jusqu’à la signature du contrat et la livraison des biens (ou le démarrage des travaux), dépasse les 8 mois. Si le processus d’appel d’offres est infructueux, il faut recommencer à zéro et c’est un délai incompressible supplémentaire qui s’ajoute à l’échéancier du projet.

2. Coûts supplémentaires et dépassement du budget

Dans tout appel d’offres, il faut rédiger un cahier des charges (appelé aussi spécifications techniques) pour les biens et travaux et rédiger des termes de références (TDR) dans le cas du recrutement de consultants. Dans la mesure où ces documents ne reflètent pas les besoins réels des bénéficiaires ou ne contribuent pas à l’atteinte des objectifs du projet, cette dépense devient inutile ou inappropriée. Les fournisseurs seront payés et le processus est à reprendre, impliquant un nouveau budget et par conséquent, un dépassement de coûts.

3. Acquisition de produits, services et travaux de qualité douteuse

Ce point est relié au précédent puisqu’il s’agit de la rédaction des spécifications techniques. Moins on est précis, plus le risque est élevé d’obtenir des produits non conformes ou de qualité douteuse. De plus, dans les appels d’offres, les grilles d’évaluation doivent être élaborées avec rigueur afin de s’assurer qu’on obtienne les meilleurs produits et services.

4. Problèmes d’éthique et de conflit d’intérêts

Favoriser une entreprise, orienter un marché, arranger la grille d’évaluation, biaiser les critères d’évaluation, contourner les règles, etc. sont des pratiques à éviter. Tôt ou tard, elles mèneront forcément à des situations conflictuelles. La meilleure illustration est la commission Charbonneau qui a mis en évidence toutes les mauvaises pratiques en matière de passation de marchés.

5. Litiges avec les fournisseurs

Le processus de passation de marchés ne se limite pas à l’attribution du contrat. Lors de l’exécution du contrat, on peut subir les effets d’un contrat mal négocié, de spécifications techniques inadaptées, de clauses contractuelles ambiguës ou toute zone grise favorisant les interprétations. Dans ce contexte, chaque partie tente de défendre ses intérêts et lorsqu’il n’y a pas d’arrangement à l’amiable, tout le monde est perdant.

La passation de marchés est un domaine assez vaste et ne doit pas être considéré uniquement sur le plan juridique. Un appel d’offres est un projet en soi et doit être géré autant sur le plan technique que selon les règles de l’art de la gestion de projet.

Rédigé en novembre 2014