Petit guide de vulgarisation de la gestion de projet

VULgariser la gestion de projet : L’exemple des projets participatifs citoyens de Rosemont-La Petite-Patrie

Le début de la fin  

20 mai 2020 – Fin de la maîtrise 

La boîte à outils remplie, deux stages en poche, les 10 domaines de connaissance en main et environ 23748 heures de sommeil en moins, vous vous dites : « Who run the world ? Girls ». Si vous êtes comme moi et plusieurs autres jeunes étudiantes de notre génération, vous souhaitez certainement, vous aussi, que votre futur emploi vous permette d’être une Wonder Woman qui pave la voie du changement vers une société plus verte, égalitaire et en santé. Le problème c’est que nos 1001 nouvelles connaissances et le fait que nous aillons eu le nez constamment plongé dans le monde de la gestion de projet nous font oublier que les mots « périmètre », « parties prenantes » et « rapport d’avancement » ne sont pas utilisés par la majorité du commun des mortels. 

Eh oui… Même si nous avons pratiquement notre maîtrise en poche, nous devons nous rappeler qu’une capacité cruciale pour accomplir notre mission est celle de communiquer nos idées aux gens qui ne connaissent pas notre jargon.

Ça y est, je ressens l’anxiété monter en vous. Vous vous dites que vous n’êtes pas si prête que ça à changer le monde finalement. Détrompez-vous, Le Jalon a prévu le coup en vous proposant un regard sur la démocratisation des savoirs par le biais d’un exemple concret en gestion de projet. 

Le but ? Vous inspirer afin de vous aider à vulgariser la gestion de projet dans vos futures expériences de travail.

C’est quoi, les projets participatifs ?

Ami.e.s de Montréal, vous avez probablement remarqué que les initiatives citoyennes et les rassemblements de quartiers font désormais partie intégrante du paysage municipal. Situé en plein coeur de cette tendance fulgurante, l’Arrondissement Rosemont-La-Petite-Patrie a mis sur pied le programme Projets participatifs citoyens. Ce Programme a offert, pour sa première édition qui était en fait un projet pilote, la possibilité à cinq milieux de vie de développer un ou plusieurs projets avec un financement de 10 000$. L’Arrondissement a mandaté le Centre d’écologie urbaine de Montréal (CEUM) pour son expertise dans le processus participatif dans le cadre de projets citoyens afin d’en assurer la coordination.

Plus concrètement, les projets participatifs citoyens, c’est « la création de groupes de citoyens engagés qui décident ensemble d’agir sur un territoire défini ». Ces initiatives, contribuant à l’embellissement de la vie quotidienne, nécessitent naturellement des instigateurs motivés détenant de sérieux talents de leadership, mais qui ne connaissent pas nécessairement la gestion de projet telle qu’elle est enseignée dans le milieu universitaire. 

L’implication des citoyens se concrétise par la formation de groupes composés de porteurs de projets et de personnes prêtes à s’impliquer sporadiquement dans le milieu de vie dans lequel ils résident pour un projet qui y est réalisé. Ainsi, les citoyens et citoyennes sont invités à choisir leur rôle et former des équipes autour des projets qui auront été choisies lors d’un exercice de priorisation et de combinaison d’idées soulevées par les citoyens lors de la première rencontre, c’est-à-dire l’assemblée de fondation. Dès cette première, un comité de milieu de vie est créé afin d’assurer une saine gestion et favoriser la discussion entre les différents projet d’un même milieu. 

Tous les citoyens et citoyennes au sein d’un même milieu de vie sont donc indépendants dans la planification et la réalisation complète de leur projet qui doit être réalisé en moins d’un an ! Pour accomplir cet exploit, le CEUM a proposé une démarche participative en gestion de projet simplifiée en trois rencontres, avant le lancement des projets, pour garantir la participation engagée de tous les membres intéressés. Comme le Programme en était à sa première édition, le CEUM affirme que processus sera revu dans une logique d’amélioration continue.

On veut en savoir plus ! 

Bien qu’il peut sembler difficile pour nous d’adapter notre langage professionnel face à un interlocuteur plus ou moins expérimenté en gestion de projet, le processus favorisé par le CEUM relève d’une logique simple mobilisant des notions de base de la gestion de projet. Pour faciliter la tâche aux intéressés, ces derniers ont séparé le processus en différentes phases toutes représentées par le biais d’une infographie. Les trois premiers processus ont été réalisés lors de trois rencontres préparatoires avant de laisser partir les citoyens et les citoyennes s’affairer à leur projet respectif pour la phase quatre, c’est-à-dire la mise en oeuvre. De plus, des schémas organisationnels et un tableau de rôles et responsabilités ont été réalisés pour simplifier la compréhension. Nous vous présentons donc le travail qu’ils ont réalisé pour vous donner des trucs et astuces. 


Processus

Source : Centre d’écologie urbaine de Montréal

Gouvernance

Source : Centre d’écologie urbaine de Montréal

Comme vous pouvez le constater, ici, les cases jaunes représentent les membres des équipes externes qui se rencontrent à l’extérieur des phases proscrites dans le processus. Les rôles de coordonnateur et de trésorier s’apparentent grandement aux postes de gestionnaire de projet et de contrôleur de projet. 

Rôle et responsabilités

Source : Centre d’écologie urbaine de Montréal

Cette infographie explicative a été remise à tous les participants lors de la première rencontre (Assemblée de FONDATION). 

Suivant ces trois rencontres de constitution et de préparation, les cinq milieux de vie se sont affairés à réaliser leurs projets pour la période estivale. Durant cette période, le CEUM assurait un suivi et toute aide nécessaire, lorsque demandé. En septembre, un cocktail dinatoire voulant souligner et célébrer la réalisation des projets réalisés a été organisé. Pour l’occasion, chaque milieu de vie était amené à présenter ses réalisations ce qui a eu pour effet de créer un dialogue autour des enjeux et des opportunités vécues ou saisies. Finalement, pour clôturer le programme de cette année, un atelier bilan visant à souligner les bons coups et les moins bons coups entre les différents milieux de vie a été réalisé. Ceci a permis de faire émerger des leçons apprises en vue de la reconduite du Programme en 2020.

Pour plus d’information vous pouvez cliquer ici ou manifester votre intérêt pour les trois nouveaux milieux de vie qui s’ajouteront aux cinq existants dans Rosemont-La Petite Patrie en 2020

Alors, vous sentez-vous plus prêtes à vulgariser vos idées ? 😉                          

*Le féminin est utilisé afin d’alléger le texte 

Auteur: Élodie Chateauvert
Avec la collaboration d’Alexandra Marin, Valérie Delvoye et Ariane Le Roux
Visuel: Valérie Delvoye